Dumarey Group: van inbox naar SAP, volledig automatisch
Dumarey Group is een Belgische, familiale en internationaal actieve technologie- en engineeringgroep met sterke roots in de automotive sector. Sinds de oprichting in 1983 groeide het bedrijf uit tot een internationale speler met expertise in onder meer aandrijfsystemen, transmissies, brandstofinjectie, elektronica, engineering en energieoplossingen.
Vanuit verschillende locaties ondersteunt Dumarey Group klanten wereldwijd. Naast automotive is de groep actief in onder andere industrie, off-road, marine en waterstoftechnologie. Innovatie en technologische vooruitgang staan daarbij centraal.
Die internationale werking en diversiteit aan activiteiten brengen uiteraard ook heel wat administratieve en financiële processen met zich mee. Een mooi voorbeeld daarvan is de verwerking van leveranciersfacturen.
De uitdaging
Leveranciersfacturen komen vandaag via verschillende kanalen binnen. Sommige leveranciers sturen een PDF via e-mail, terwijl andere gebruikmaken van Peppol en gestructureerde UBL-facturen.
Voor Dumarey in Mechelen betekende dit dat facturen op verschillende manieren verwerkt moesten worden. Bovendien moest de informatie niet alleen correct in Odoo terechtkomen, maar ook uiteindelijk beschikbaar zijn in SAP.
Een proces met verschillende systemen en veel facturen kan snel leiden tot heel wat manueel werk.
De uitdaging was daarom duidelijk:
Hoe kunnen we dit volledige proces automatiseren, zonder de controle over de facturen te verliezen?
De juiste technologie voor elk type factuur
Niet elke factuur is hetzelfde. Daarom wordt in de oplossing bewust gekozen voor verschillende verwerkingstechnieken.
Bij een gestructureerde Peppol-factuur is alle informatie al digitaal beschikbaar. Daar is geen OCR nodig: de gegevens worden rechtstreeks uit de UBL-factuur gehaald en verwerkt.
Bij PDF-facturen ligt dat anders. Zeker wanneer facturen veel verschillende regels, eenheden en referenties bevatten, kan klassieke OCR tekortschieten.
Daarom wordt waar nodig AI ingezet.
De AI analyseert de volledige factuur en haalt niet alleen de basisgegevens eruit, maar ook de details die nodig zijn voor een correcte verwerking.
Hierdoor kunnen ook complexe PDF-facturen automatisch worden verwerkt, zonder dat medewerkers alle informatie handmatig moeten overnemen.
Odoo als schakel tussen factuur en SAP
Een belangrijk onderdeel van het project was de integratie met SAP.
Odoo wordt gebruikt als centrale omgeving voor de ontvangst, verwerking en goedkeuring van de facturen. Na goedkeuring wordt de nodige informatie automatisch klaargemaakt voor SAP.
Ook het matchen van leveranciers en artikelen werd daarbij geautomatiseerd.
Gebouwd voor volume én betrouwbaarheid
Bij financiële processen is snelheid uiteraard belangrijk, maar betrouwbaarheid nog veel meer.
Daarom werd bij de automatisering veel aandacht besteed aan foutafhandeling en controle.
De oplossing verwerkt nieuwe facturen automatisch op regelmatige tijdstippen en voorkomt dat dezelfde factuur dubbel wordt verwerkt. Wanneer essentiële gegevens ontbreken of niet betrouwbaar kunnen worden bepaald, wordt de verwerking gestopt in plaats van automatisch verkeerde informatie door te sturen.
Daarnaast werden de processeb zo opgezet dat nieuwe ontwikkelingen eerst gecontroleerd kunnen worden en getest in een afzonderlijke omgeving.
Het resultaat is een oplossing die niet alleen vandaag werkt, maar ook schaalbaar is wanneer het aantal facturen verder toeneemt.
Het resultaat
De impact van de automatisering is duidelijk.
Honderden leveranciersfacturen per maand kunnen vandaag in minuten worden verwerkt in plaats van dagen.
Daarbij wordt het repetitieve administratieve werk sterk verminderd en wordt de beschikbare informatie veel consistenter doorheen het volledige proces.
De belangrijkste voordelen:
- Eén centrale inbox voor e-mail- en Peppol-facturen
- Automatische gegevensverwerking zonder manueel overtypen
- AI-verwerking van complexe PDF-facturen
- Automatische verwerking van factuurregels en btw
- Automatische fiscale classificatie
- Automatische matching met SAP
- Minder kans op menselijke fouten
- Volledige traceerbaarheid
- Schaalbare verwerking van grote volumes
Het belangrijkste verschil?
Het finance-team hoeft niet langer het grootste deel van zijn tijd te besteden aan het overnemen en controleren van gegevens.
De medewerkers focussen op uitzonderingen en controles. De automatisering doet het repetitieve werk.
Odoo, AI en SAP als één geïntegreerde workflow
Deze case laat zien wat er mogelijk wordt wanneer Odoo wordt gecombineerd met AI en bestaande bedrijfssystemen.
DCBO bouwde voor Dumarey een geïntegreerde workflow die de verwerking van leveranciersfacturen automatiseert.
Van de eerste e-mail of Peppol-factuur tot de uiteindelijke overdracht naar SAP.
Minder handwerk. Minder fouten. Meer snelheid. Meer controle.