DCBO Open Solutions

Privacy Verklaring DCBO BVBA 

Uw privacy is belangrijk 

PRIVACY VERKLARING DCBO BVBA

(Versie 24/05/2018)

DCBO bvba respecteert uw privacy en hecht daarom veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In onze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe we omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. DCBO bvba houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn ver- strekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als we deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wezen en deze respecteren.


Als DCBO bvba zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

        DCBO bvba

        Herentalseweg 3 2440 Geel

        info@dcbo.be
        +32 494 50 04 27

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige klanten die contractueel verbonden zijn of die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten.

Waarvoor verwerken we welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door DCBO bvba verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Klantenadministratie en dienstverlening aan klanten (uitvoering overeenkomst)

  • Verzorgen van opleidingen

  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (ge-

    rechtvaardigd belang)

  • Occasionele e-mails met een aanbod voor presentaties (die direct aansluiten bij een recent

    bezoek)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen we de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres

  • Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit

  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen we aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken we gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..)

  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, ...)

Verder zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partij- en verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is wanneer de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen we medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren we uw persoonsgegevens aan derde partijen. We geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

We kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Bewaartermijn

DCBO bvba bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking...). Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Beveiligde toegang tot Odoo via paswoord (multifactor identificatie). We raden onze klanten aan om complexe wachtwoorden te gebruiken en deze veilig te bewaren. De klant dient bo- vendien voor een efficiënte beveiliging te zorgen van zijn eigen systemen.

  • Website beveiligd via SSL (encryptie van gegevens)

  • Van de databases van Odoo worden op rotatiebasis volledige en gedeeltelijke back-ups ge-

    maakt die geregeld geverifieerd worden. Back-ups worden versleuteld en bewaard in de productieomgeving, zodat ze vertrouwelijk blijven en de integriteit ervan behouden blijft. We controleren met regelmaat of de back-ups beschikbaar zijn.

  • Het personeel van DCBO gaat vertrouwelijk om met de hun toevertrouwde gegevens

  • In geval er toch een inbreuk op de beveiliging is dan worden de getroffen gebruikers op de hoogte gesteld zodat zij passende beschermende maatregelen kunnen nemen. Tevens zal de gegevensbeschermingsautoriteit binnen de 72 uur op de hoogte worden gesteld. Er zal te- vens een analyse plaatsvinden van de opgetreden inbreuk en de nodige technische en orga- nisatorische beschermingsmaatregelen zullen getroffen worden zodat een dergelijke inbreuk

    in de toekomst niet meer kan voorkomen.

  • We zetten ons in om onze klanten alle informatie te geven die ze nodig hebben om aan hun

    eigen wettelijke rapportageverplichtingen te voldoen. De locatie waar de persoonsgegevens opgeslagen worden

  • Opslag op cloud server in datacenter met gecontroleerde toegang

  • Toegang tot server beveiligd met firewall en antimalware

  • Het tijdig installeren van patches voor Odoo, OS server

  • De beveiliging van Odoo zelf

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u per- soonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwedering) van de persoonsgegevens welke we van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. We behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de ver- werking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefe- nen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website https://www.dcbo.be/page/contactus.

We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om u uw identiteit te controleren vragen we je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto on- zichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen we u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

        Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

        Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

         commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

DCBO bvba kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Dataverwerker en dataverwerkersverantwoordelijke

DCBO bvba treedt op als dataverwerker en de klant als dataverwerkersverantwoordelijke. Dit betekent concreet dat DCBO bvba als dataverwerker toegang heeft tot de gegevens van de klant om problemen met de diensten op te lossen of wanneer we uitdrukkelijk verzoek krijgen van de klant om aanpassingen te doen.

De klant heeft de rol als dataverwerkersverantwoordelijke, dit maakt hem/haar eigenaar van de data en heeft aldus de volledige controle over de data.